Ønsker for bestilling av produksjoner i videregående skole

I Trøndelag fylke har videregående skole kun bestilling av produksjoner utfra et oppsatt program, lik mange andre fylker. Siden dette er hovedfunksjonen vår for å fordele produksjoner til de videregående skolene, er vi avhengige av at systemet er godt tilrettelagt for denne funksjonen. Det opplever vi ikke at portalen er per i dag, det er flere funksjoner som mangler for at det skal kunne dekke våre behov.

Slik er arbeidsflyten vår for VGS: 1) Sette opp program og publisere/presentere dette for skolene, 2) Skolene sender inn sine bestillinger, 3) Vi setter opp budsjett og ser hvor mye av bestillingene vi har råd til å innvilge til skolene, 4) Turneer legges og publiseres.

Siden vi må ta imot bestillinger fra skolene før vi kan legge turneer, må vi bruke «meld interesse»-funksjonen i portalen. Det positive med dette er at de aktuelle klassene blir koblet til hver turné og er lette å legge inn etterpå. Men denne funksjonen har også en del mangler. Her er en liste over ønsker til videreutvikling av denne funksjonen:

1. Vi må ha et felt for prioritering når skolene melder interesse. Når vi skal behandle budjsettet og innvilge eller avslå ønsker fra skolene, er det helt vesentlig at vi vet hvordan skolene prioriterer ønskene sine. Denne funksjonen hadde vi i KSYS, men den mangler i portalen. Skolene kan skrive i kommentarfeltet hvordan de prioriterer, men i praksis er det nesten ingen som gjør det. Vi ber om at dette blir lagt til som et eget felt, gjerne obligatorisk.
2. Vi savner en totaloversikt over alle bestillingene/interessemeldingene. Per nå ser vi bare dette per produksjon, og kan ikke f.eks. se alle bestillingene fra en enkelt skole. Vi kan heller ikke se om skolene har bestilt (altså meldt interesse) til alle klassene sine, eller hvor mange produksjoner hver klasse har bestilt.
3. Vi må ha muligheten til å eksportere data fra bestillingene i Excel/csv-format. I mangel av oversikten over (fantes heller ikke i KSYS), oppretter vi hvert år et stort Excel-ark med full oversikt over skoler, klasser, prioriteringer og budsjett. Her kan vi bl.a. se gjennomsnittlig antall produksjoner per elev på de ulike skolene, som er svært nyttig når vi skal innvilge eller avvise ønsker. Men for at dette Excel-arket skal være lett å opprette, er det vesentlig at vi lett kan eksportere data fra portalen. Per nå er dette ikke mulig, og det er svært mye ekstraarbeid for oss å måtte legge inn data manuelt.

Håper dette er noe som det går an å gjøre noe med! For oss er dette en kritisk mangel i portalen.

Henning Lystad, Trøndelag fylkeskommune