Journal lansert i DKS-portalen – et viktig steg i arbeidet med innebygd arkiv

Torsdag 22. januar lanseres journalfunksjonen i DKS-portalen. Dette er et viktig steg i arbeidet med innebygd arkiv. Innebygd arkiv skal sørge for at DKS-enheter ikke lenger trenger å håndtere manuell arkivering av arbeidet de gjør i DKS-portalen. Journalen gir oversikt over hvilke prosesser og aktiviteter som skapes i organisasjonen, og sikrer at kravene til dokumentasjon og innsyn blir ivaretatt på en enkel måte. Å føre en journal er et krav i arkivloven og ikke et arbeid Kulturtanken og DKS-administrasjonene har kunnet velge bort. Journalen vil først lanseres internt for DKS-enhetene. Senere vil det utvikles en offentlig journal med begrensede funksjoner. En offentlig journal er em forutsetning for å realisere innebygd arkiv i portalen framover.

Utviklingen av journalen har skjedd i et samlet faglig samarbeid mellom Innlandet fylkeskommune, Østfold fylkeskommune og arkivledernettverket i fylkeskommunene. KS har også fulgt med i prosessen. Innlandet og Østfold har sammen bidratt med tydeliggjøring av lovkrav, gjennomgang av arbeidsprosesser og beskrivelser av praksisfeltet. Dette felles faglige grunnlaget har vært avgjørende for å utvikle en journal som både fungerer i hverdagen og er i tråd med arkivregelverket.

Noe arbeid gjenstår fortsatt med innebygd arkiv. Det skal utvikles offentlig journal basert på journalflaten som lanseres, Hovedavtalen for DKS-portalen må oppdateres, og hver DKS-enhet trenger klare rutiner for hvordan de jobber og beskrivelser av hvordan de bruker DKS-portalen. Erfaringene og planene fra samarbeidet mellom Innlandet og Østfold vil gi et godt utgangspunkt for dette og blir delt når disse er klare.

Med journalfunksjonen får planleggere i fylker og kommuner et bedre verktøy for oversikt, kvalitet og etterprøvbarhet. Dette legger til rette for en mer helhetlig, moderne og lovmessig forankret forvaltning av DKS-arbeidet.