Svar opprettet
-
Hei, Henning!
Vi har nå bedt leverandøren om å spekke opp følgende oversikt som vi ønsker å få på plass. Det vil nok ta litt tid men før jul….. I mellomtiden kan vi se om vi kan hente ut en liste til dere herifra hvis det er behov for det.
Dette ønsker vi av oversikten:
1. Vi må ha et felt for prioritering når skolene melder interesse. Når vi skal behandle budjsettet og innvilge eller avslå ønsker fra skolene, er det helt vesentlig at vi vet hvordan skolene prioriterer ønskene sine. Denne funksjonen hadde vi i KSYS, men den mangler i portalen. Skolene kan skrive i kommentarfeltet hvordan de prioriterer, men i praksis er det nesten ingen som gjør det. Vi ber om at dette blir lagt til som et eget felt, gjerne obligatorisk.
Svar: Fremfor en slik funksjon ble det lagt inn en mulighet til å sette ett tak på antall produksjoner/turneer en klasse kan melde seg på. Slik vil det være mulig «å tvinge» skoler/klasser til å prioritere fremfor at alle melder seg på alt. Har dere testet ut dette?
2. Vi savner en totaloversikt over alle bestillingene/interessemeldingene. Per nå ser vi bare dette per produksjon, og kan ikke f.eks. se alle bestillingene fra en enkelt skole. Vi kan heller ikke se om skolene har bestilt (altså meldt interesse) til alle klassene sine, eller hvor mange produksjoner hver klasse har bestilt.
Svar: En bedre oversikt er tenkt under bestillinger fanen på produksjonsgruppen (se over)
3. Vi må ha muligheten til å eksportere data fra bestillingene i Excel/csv-format. I mangel av oversikten over (fantes heller ikke i KSYS), oppretter vi hvert år et stort Excel-ark med full oversikt over skoler, klasser, prioriteringer og budsjett. Her kan vi bl.a. se gjennomsnittlig antall produksjoner per elev på de ulike skolene, som er svært nyttig når vi skal innvilge eller avvise ønsker. Men for at dette Excel-arket skal være lett å opprette, er det vesentlig at vi lett kan eksportere data fra portalen. Per nå er dette ikke mulig, og det er svært mye ekstraarbeid for oss å måtte legge inn data manuelt.
Svar: Her håper vi den nye oversikten med excel eksport vil hjelpe dere når vi får det på plass.0