Arkiv i DKS-portalen

DKS-portalen er nå utviklet med funksjoner og rammeverk for innebygd arkiv. Arbeidet med innebygd arkiv er gjort i tett samarbeid med Innlandet og Østfold fylkeskommune.

Målet med innebygd arkivering er at all dokumentasjon blir lagret, sporbar og forvaltet.

Innebygd arkiv skal sørge for at DKS-enheter ikke lenger trenger å håndtere manuell arkivering av arbeidet de gjør i DKS-portalen. Arkiveringen er basert på automatikk og faste regler.

Mens innebygd arkiv handler om dokumentfangsten, handler journalen om offentlighet og innsyn, ikke lagring. Selv med innebygd arkiv må det kunne vises til hva som er mottatt, behandlet og sendt – men dette genereres automatisk.

Å føre en journal er et krav i henhold til arkivloven. Journalen gir oversikt over hvilke prosesser og aktiviteter som skapes i organisasjonen, og sikrer at kravene til dokumentasjon og innsyn blir ivaretatt på en enkel måte. Med journalfunksjonen får planleggere i fylker og kommuner et bedre verktøy for oversikt, kvalitet og etterprøvbarhet. Dette legger til rette for en mer helhetlig, moderne og lovmessig forankret forvaltning av DKS-arbeidet.

Journalen ble først lansert internt for DKS-enhetene. Offentlig journal fra DKS-portalen publiseres 1. mai i henhold til Hovedavtalen. 

Journalen i din DKS-enhet finner du i hovedmenyen i portalen:

Oversikt over hva som utløser en oppføring i journalen:

Kulturtanken har ansvar for å produsere en journal basert på registreringer og dokumentasjon som har oppstått i saksbehandlingsprosesser.

• Dette emnet ble endret 7 timer, 11 minutter siden av Kulturtanken.
• Dette emnet ble endret 6 timer, 38 minutter siden av Kulturtanken.
• Dette emnet ble endret 6 timer, 37 minutter siden av Kulturtanken.